Trong các công ty, tổ chức Nhà nước hoặc tư nhân thuộc nhiều quy mô hoạt động, lĩnh vực khác nhau thì đều không thể thiếu bộ phận quan trọng là quản trị văn phòng. Vậy thì quản trị văn phòng là gì và họ làm những công việc gì? Để giúp bạn đọc hình dung rõ hơn thì hãy cùng timviecquantri.net tham khảo bài viết ngay sau đây.
- Nhà quản trị là gì? 8 kĩ năng cần có để bạn trở thành nhà quản trị giỏi
- Quản trị kinh doanh tổng hợp là gì? Nên học kinh doanh tổng hợp ở đâu?
Quản trị văn phòng là gì?
Các khái niệm về văn phòng hay công sở dường như đã quá quen thuộc với chúng ta mỗi ngày. Thế còn “quản trị văn phòng là gì?” thì bạn đã bao giờ nhận được câu hỏi này hay tự đặt ra câu hỏi này chưa?
Quản trị văn phòng là tổ hợp của các công việc hằng ngày bao gồm có lưu trữ thông tin hồ sơ, lên kế hoạch tài chính, nhân sự, hậu cần cho công ty, các hoạt động tổ chức cụ thể. Quản trị viên là người có vai trò chính trong việc đứng ra thực hiện các chức năng quản trị văn phòng, công việc quản lý văn phòng ở các mức độ quy mô to nhỏ khác nhau. Tất cả nhằm mục đích chung trong vấn đề thúc đẩy năng suất cao nhất cho tổ chức hay doanh nghiệp.
Những điều cần biết về ngành quản trị văn phòng
Rất nhiều sinh viên tại Việt Nam sau khi tốt nghiệp đều đã tìm được công việc làm đúng với ngành học của mình. Mỗi năm đều có những doanh nghiệp mới thành lập tạo nên cơ hội cho sinh viên theo học ngành quản trị văn phòng. Để hiể rõ hơn về ngành này thì hãy cùng Tìm Việc Quản Trị khám phá tiếp nhé!
Khái quát về ngành quản trị văn phòng
Đây là ngành học được nhiều các bạn nữ lựa chọn theo đuổi khi quản trị văn phòng có tỉ lệ tìm được việc làm cao sau khi sinh viên tốt nghiệp. Ngoài việc được biết thêm nhiều kiến thức chuyên môn thì sinh viên sẽ được cập nhật các nghiệp vụ, kỹ năng đầy đủ để phù hợp với các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp.
Các kiến thức nền tảng trong ngành này sẽ liên quan tới văn thư, lưu trữ, quản lý văn phòng … Kèm theo đó là các môn học hỗ trợ phù hợp với kỷ nguyên công nghệ như công nghệ thông tin, truyền thông, marketing … Đảm bảo sinh viên tốt nghiệp có thể thuần thục thao tác các phần mềm máy tính, các kỹ năng mềm phục vụ công việc.
Học quản trị văn phòng ở đâu?
Không chỉ tập trung vào việc chọn ngành học mà sinh viên còn cần chú ý tới việc chọn trường. Bạn có thể lựa chọn theo học ngành quản trị văn phòng tại các trường đại học uy tín nhất hiện nay với mức điểm chuẩn xét duyệt, dao động trong khoảng từ 13 đến 23 điểm như:
- Đại học Sài Gòn
- Đại học Hoa Sen
- Đại học Trà Vinh
- Đại học dân lập Phương Đông
- Đại học Nội Vụ
- Đại học Đông Á
- Đại học Công nghiệp Hà Nội
- Đại học kinh tế kỹ thuật Bình Dương
- Đại học công nghệ thông tin và truyền thông
Quản trị viên văn phòng là làm gì?
Để giúp cho doanh nghiệp có thể triển khai các công việc hiệu quả thì quản trị viên văn phòng sẽ đảm đương các nhiệm vụ liên quan tới văn thư. Mỗi quản trị viên sẽ có các nhiệm vụ chính khác nhau phụ thuộc vào vị trí công việc cụ thể như:
- Sắp xếp lịch trình đi lại cho giám đốc điều hành, hỗ trợ hành chính cho nhân viên
- Giám sát công việc hành chính cũng như nhân viên các bộ phận
- Trả lời đối tác, khách hàng qua email, điện thoại
- Kết hợp với bộ phận nhân sự để tuyển nhân viên mới
- Theo dõi việc vận hành của các máy móc, thiết bị văn phòng
- Bố trí lịch trình cho các buổi họp, sự kiện
Thu nhập của nhân viên quản trị văn phòng
Xét theo mức độ kinh nghiệm, trách nhiệm công việc cũng như vị trí địa lý thì các nhân viên quản trị văn phòng sẽ được nhận các mức lương khác nhau. Nhìn theo mặt bằng chung trong thị trường lao động ở Việt Nam thì sinh viên mới ra trường làm công việc này sẽ có mức lương khoảng 5,5 – 7 triệu đồng/tháng. Với các cá nhân có trình độ và kinh nghiệm cao hơn thì thu nhập lên tới trên 10 triệu đồng/tháng.
Làm thế nào để trở thành một quản trị viên văn phòng?
Để có thể trở thành một quản trị viên văn phòng chuyên nghiệp trong tương lai thì bạn cần chuẩn bị các bước sau:
Có kỹ năng và đáp ứng điều kiện giáo dục
Điều trước tiên mà bạn cần ghi nhớ khi ứng tuyển việc làm quản trị văn phòng chính là vấn đề bằng cấp chuyên ngành quản trị văn phòng. Ngay cả khi bạn theo học các chuyên ngành liên quan thì vẫn có thể được xét tuyển. Để tăng cơ hội trúng tuyển thì bạn nên theo học thêm các lớp quản lý dữ liệu, tin học văn phòng và công nghệ thông tin, nâng cao các kỹ năng cần thiết phục vụ công việc.
Chuẩn bị CV xin việc
Tìm hiểu kỹ về yêu cầu công việc cũng như cập nhật các mẫu CV phù hợp ngành nghề sẽ làm nổi bật lên các thông tin và kỹ năng của bạn phù hợp với mô tả mà nhà tuyển dụng đề ra. Việc chú trọng vào trình độ học vấn cao nhất hay các kinh nghiệm bạn đã có phù hợp với vị trí ứng tuyển đều là những điều cần thiết để cho ra một bản CV mạnh mẽ.
Chuẩn bị kỹ lưỡng việc phỏng vấn
Việc lựa chọn các câu hỏi phổ biến và tập trả lời mẫu về các vấn đề như giao tiếp, kỹ năng máy tính nhằm thể hiện kỹ năng mà bạn có cũng là một cách chuẩn bị cho buổi phỏng vấn.
Với các bạn sinh viên sau khi ra trường có thể chọn lựa cho mình các vị trí khác nhau như thư ký, lễ tân, nhân viên hành chính văn phòng … hoặc thậm chí là giảng viên tại các cơ sở đào tạo.
Bài viết trên đây chắc hẳn đã giúp bạn hiểu rõ khái niệm quản trị văn phòng là gì và quản trị văn phòng ra trường làm gì? Hãy luôn theo dõi timviecquantri.net để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích liên quan tới quản trị nhé!